Известие о предстоящем сертификационном аудите нередко вызывает на предприятии реакцию, знакомую каждому по школьным годам: срочная уборка, поиск пропавших документов, инструктаж персонала «что говорить». Между тем такая подготовка не только бесполезна — она контрпродуктивна. О том, как на самом деле нужно готовиться к аудиту и как вести себя во время него, рассказывает Олег Анатольевич Пойлов — директор группы компаний Haensch, аудитор концерна IMQ по стандартам ISO 9001 и международный эксперт ISO 50001 с 18-летним стажем аудиторской деятельности.

Об эксперте

Пойлов Олег Анатольевич, к.э.н. — аудитор концерна IMQ по стандартам ISO 9001, международный эксперт ISO 50001. Являлся представителем России в Техническом комитете 250 «Устойчивое развитие» Международной организации по стандартизации ISO — комитете, разработавшем стандарт DIN ISO 20121:2013-04. Стаж аудиторской деятельности систем менеджмента — 18 лет.

Главное: перестаньте воспринимать аудитора как ревизора

Смысл любой правильно функционирующей системы менеджмента — постоянные улучшения компании. Аудитор работает в этой же логике: он ищет области, где предприятие может улучшиться. Он не ищет виновных и не охотится за несоответствиями. Напротив — он ищет соответствия. Даже предмет контракта, который предприятие и сертификационный орган заключают между собой, звучит как «аудит на соответствие стандарту ISO». Практически все аудиторы — не разрушители, а созидатели, которые хотят, чтобы от их работы была польза предприятию.

Как только вы перестаёте воспринимать аудитора как ревизора — всё встаёт на свои места. Ниже — пять практических советов, которые помогут пройти аудит продуктивно и без лишнего стресса.

Пять советов от практикующего аудитора

1

Продемонстрируйте, что вы ждёте приезда аудитора

Согласуйте чёткий план посещения заранее, подскажите аудитору, как рационально выстроить логистику перемещения между цехами и локациями. Это позволит исключить ситуацию нехватки времени и цейтнота — а значит, не будет спешки и аудиторских ошибок, с ней связанных. Встреча, в которую явно вложили организационные усилия, сразу формирует правильный рабочий настрой.

2

Продемонстрируйте заинтересованность высшего руководства

Если руководству компании всё равно — значит, система менеджмента не работает. Это бросается в глаза буквально с первых минут разговора. Если же, напротив, руководитель «в теме» — это позитивно влияет на восприятие компании аудитором. Участие первого лица не должно быть формальным: речь идёт о реальном понимании целей и результатов СМК.

3

Не соглашайтесь со всем подряд

Аудитор может ошибаться — не бойтесь аргументированно обсуждать спорные вопросы. Только в обсуждении можно дойти до истины. Аудитор не должен нанести вред предприятию и всегда обязан прислушиваться к аргументам. Соглашаясь со всем, вы повышаете вероятность аудиторской ошибки — и в итоге получаете замечания, которых не заслуживаете.

4

Не скрывайте информацию

Поскольку аудитор исходит из желания помочь предприятию — нет смысла что-либо скрывать. Он приехал, чтобы обсудить реальное положение дел. Взвешенная оценка и объективная картина нужны всем: и аудитору, и сотрудникам, и руководству. Попытка скрыть проблему не устраняет её — она лишает вас возможности получить профессиональную обратную связь по её решению.

5

Не страдайте перфекционизмом

Система менеджмента никогда не будет идеальной — улучшения носят постоянный характер, и это заложено в саму логику ISO 9001. Вместо того чтобы зацикливаться на сложных и долго решаемых проблемах (они есть на всех предприятиях без исключения) — демонстрируйте положительную динамику, пусть иногда и маленькими шагами. Аудитор оценивает не моментальный снимок идеальной системы, а движение в правильном направлении.

Историческая справка: аудитор — это не инквизитор

В средневековом церковном праве аудитор — это служитель святой инквизиции, проводивший допросы и расследования. Если бы современный аудитор работал теми же методами, в процессе аудита выявлялись бы изменники и еретики, устраивались судилища, руководители отделов, где найдены ошибки в системах менеджмента, горели бы на кострах из документации, а выдача сертификата напоминала бы куплю-продажу индульгенций.

Если вам что-то из этого перечня знакомо по собственному опыту — срочно меняйте аудитора и сертификационный орган. Добросовестный сертификационный орган работает в логике партнёрства, а не карательной проверки.

⚠ Признаки того, что что-то пошло не так

Нормальный сертификационный аудит — это профессиональный диалог. Если аудитор ведёт себя как следователь, намеренно ищет нарушения, давит на персонал или демонстрирует, что несоответствие — это приговор, а не точка роста — это не норма. Сертификационный орган обязан работать на пользу предприятию, а не против него. У вас есть право выбирать орган и аудитора.

Реестр Гарант — подготовка к сертификационному аудиту и внедрение систем менеджмента ISO

📞 Телефон / WhatsApp / Telegram: +7 920-898-17-18

📧 Email: reestrgarant@mail.ru

Помогаем внедрить систему менеджмента качества и подготовиться к сертификационному аудиту — так, чтобы аудит проходил продуктивно, а сертификат реально отражал состояние системы на предприятии.